Avances o pay apps de subcontratistas: schedule of values, % terminado y retención
Un avance o pay app (pay application, progress billing o payment application) es la forma en que un contratista pide que le paguen el trabajo hecho en un período, normalmente un mes. Los subcontratistas le mandan sus pay apps al contratista general; el GC los junta y le manda su propio pay app al dueño de la obra. Si el formato está bien, los pagos caminan. Si está mal, un cheque se queda en el escritorio de alguien otro mes más.
Primero va el schedule of values
Cada pay app se arma sobre un schedule of values (desglose de valores), o SOV: el monto del contrato dividido en partidas, acordado antes de la primera factura. Para un sub eléctrico podría verse así:
| Línea | Descripción | Valor programado |
|---|---|---|
| 1 | Movilización | $5,000 |
| 2 | Subterráneo / losa | $20,000 |
| 3 | Rough-in | $70,000 |
| 4 | Paneles y equipos | $45,000 |
| 5 | Trim y luminarias | $50,000 |
| 6 | Cierre y as-builts | $10,000 |
| Total del contrato | $200,000 |
Un buen SOV tiene líneas lo bastante chicas para medir el avance con honestidad, y no le carga demasiado valor a las primeras líneas. El front-loading (ponerle valor de más a la movilización o al trabajo temprano) hace que al sub le paguen antes, pero deja muy poco dinero en el contrato para terminar si algo sale mal. Como GC, revisa el SOV antes de firmar el subcontrato, no cuando llega el primer pay app.
Qué va en cada pay app
Para cada línea del SOV, el pay app muestra:
- Trabajo terminado en avances anteriores: lo que ya se facturó.
- Trabajo terminado en este período: el avance nuevo.
- Materiales almacenados: materiales entregados pero todavía no instalados, si el contrato permite facturarlos. Los contratos normalmente piden prueba (facturas, fotos, a veces seguro o un bill of sale) y pueden limitar los materiales almacenados a la obra o a un almacén con bond.
- Total terminado y almacenado a la fecha, y el % terminado de la línea.
- Balance por terminar: valor programado menos el total a la fecha.
- Retención (retainage) sobre el trabajo (y sobre los materiales almacenados, si el contrato lo dice).
Abajo: total ganado a la fecha, menos retención, menos lo que ya se pagó, es igual a el monto a pagar en este período.
Un ejemplo con números
Tercer mes del sub eléctrico de arriba, con 10% de retención. Las líneas 1 y 2 se terminaron antes, el rough-in iba 40% el mes pasado y va 75% ahora, y los paneles acaban de llegar y están almacenados en la obra.
| Línea | Valor | Anterior | Este período | Almacenado | A la fecha | % |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Movilización | $5,000 | $5,000 | $0 | $0 | $5,000 | 100% |
| 2 Subterráneo | $20,000 | $20,000 | $0 | $0 | $20,000 | 100% |
| 3 Rough-in | $70,000 | $28,000 | $24,500 | $0 | $52,500 | 75% |
| 4 Paneles | $45,000 | $0 | $0 | $18,000 | $18,000 | 40% |
| 5 Trim | $50,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | 0% |
| 6 Cierre | $10,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | 0% |
| Total | $200,000 | $53,000 | $24,500 | $18,000 | $95,500 | 48% |
Ahora el resumen:
- Total terminado y almacenado a la fecha: $95,500
- Retención (10%): $9,550
- Ganado menos retención: $85,950
- Menos pagos anteriores ($53,000 menos 10% = $47,700): $47,700
- Monto a pagar en este período: $38,250
La matemática es sencilla. Lo que sale mal es todo lo de alrededor: un % terminado que no cuadra con lo que hay en la obra, un número de pagos anteriores que no cuadra con lo que de verdad se pagó, o un change order facturado en la línea equivocada.
El formato AIA G702 y G703
En obra comercial, el formato más común es el que publica el American Institute of Architects: el G702 (Application and Certificate for Payment) y el G703 (Continuation Sheet). El G703 es la tabla línea por línea de arriba; el G702 es el resumen de una página con el monto del contrato, el cambio neto por change orders, los totales, la retención, los certificados anteriores y el pago actual, más las firmas y, en muchas obras, un notarizado y la certificación del arquitecto. Son formularios con copyright que se licencian de AIA; muchos dueños y GCs también aceptan sus propias versiones con las mismas columnas. Usa lo que pida tu contrato.
Cómo aparecen los change orders
Los change orders aprobados normalmente se agregan como líneas nuevas al final del SOV (“CO #3 – circuitos adicionales, $6,200”) y se facturan como cualquier otra línea. El resumen del G702 muestra el monto original del contrato, el cambio neto por change orders y el monto del contrato a la fecha. No factures cambios pendientes o sin aprobar en el pay app a menos que el contrato lo permita claramente; esos van en un registro aparte de change orders hasta que se aprueben.
Cómo revisar el pay app de un sub cuando eres el GC
- Camina la obra, o revisa las fotos. ¿El 75% de rough-in cuadra con lo que hay en las paredes?
- Revisa los totales anteriores contra lo que de verdad pagaste.
- Revisa los materiales almacenados contra los tickets de entrega y las facturas.
- Confirma que la retención está al porcentaje del contrato y sobre la base correcta.
- Confirma que los change orders facturados están aprobados y firmados.
- Recoge el lien waiver (renuncia de gravamen) que piden tu contrato y tu estado: normalmente un waiver condicional por este pago y uno incondicional por el pago anterior. Las reglas y los formularios de los waivers cambian según el estado, y algunos estados exigen formularios oficiales específicos, así que revisa los requisitos de tu estado o pregúntale a un abogado.
Las leyes de pago puntual (prompt payment) de muchos estados también ponen plazos para pagar los pay apps aprobados y para pasarles el pago a los subs. Los plazos y las penalidades cambian según el estado y según si la obra es pública o privada.
Cómo mantener todo en orden con muchos subs
Un pay app es fácil. Diez subs, cada uno facturando todos los meses durante un año, con change orders y retención, es donde las hojas de cálculo se rompen. Para cada sub necesitas el contrato (con los change orders aprobados), cada pay app, lo que se pagó, la retención guardada y lo que falta por facturar, y necesitas esos mismos números sumados para toda la obra.
Para eso se hizo TrackSite. Cada subcontratista tiene su contrato y su lista de pay apps; cada uno anota el trabajo facturado, la retención guardada y el pago. Los totales de pagado, retención guardada y lo que falta por facturar se actualizan solos, y cuando el sub termina liberas la retención con un clic. Todo se puede exportar a Excel o PDF.
