Qué es la retención (retainage) en construcción: cómo funciona y cómo llevarla
La retención (retainage, también llamada retention) es la parte de cada pago de avance que quien paga retiene hasta que el trabajo esté terminado. Si tu subcontrato dice 10% de retención y tu framer factura $40,000 este mes, le pagas $36,000 ahora y te quedas con $4,000. Esos $4,000 no son un descuento y no son tu dinero: se deben, solo que se pagan después.
Suena sencillo. En la práctica, la retención es donde muchos contratistas pierden la pista de dinero de verdad, porque se va acumulando calladita durante meses, en varios subcontratos a la vez, y se libera en un momento distinto a todo lo demás.
Por qué existe la retención
La retención le da a quien paga una forma de presión para asegurarse de que el trabajo se termine: el punch list cerrado, las garantías y los documentos de cierre entregados, los lien waivers en la mano. En la mayoría de las obras comerciales funciona en dos niveles al mismo tiempo:
- Del dueño de la obra al contratista general: el dueño retiene un porcentaje de cada uno de tus avances o pay apps.
- Del contratista general a los subcontratistas: tú retienes un porcentaje del pay app de cada sub, normalmente igual a lo que el dueño te retiene a ti.
Como los dos niveles están conectados, un error en un lado aparece en el otro. Si le liberas la retención a un sub antes de que el dueño te libere la tuya, estás financiando a ese sub con tu propio dinero.
¿Cuánto es lo normal?
Las cifras más comunes son 5% y 10% de cada pago de avance. Algunos contratos empiezan en 10% y bajan a 5% (o a cero en lo nuevo que se facture) cuando la obra llega al 50% terminada. Otros mantienen el mismo porcentaje hasta el final.
Las reglas cambian mucho según el estado y el tipo de obra. Muchos estados limitan cuánta retención se puede retener, sobre todo en obra pública, y algunos ponen plazos para liberarla después de terminar. Algunas de esas reglas también aplican a obras privadas. Lo que aplica a tu obra depende del estado, de si la obra es pública o privada y de lo que diga el contrato. Este artículo es información general, no asesoría legal: revisa las reglas de tu estado y habla con un abogado de construcción antes de fijar o discutir un porcentaje de retención.
Un ejemplo sencillo
Digamos que tienes un subcontrato eléctrico de $200,000 con 10% de retención, facturado en cuatro meses:
| Pay app | Trabajo facturado | Retención (10%) | Pagado al sub | Retención acumulada |
|---|---|---|---|---|
| #1 | $30,000 | $3,000 | $27,000 | $3,000 |
| #2 | $60,000 | $6,000 | $54,000 | $9,000 |
| #3 | $70,000 | $7,000 | $63,000 | $16,000 |
| #4 | $40,000 | $4,000 | $36,000 | $20,000 |
Después del último pay app, el sub ha facturado el 100% del contrato, tú has pagado $180,000 y estás reteniendo $20,000. Esos $20,000 son una deuda en tus libros hasta que los liberes. Multiplica eso por cada oficio de la obra y la retención fácilmente puede ser uno de los números más grandes que estás cargando.
Cuándo se libera la retención
La liberación normalmente va atada a un hito escrito en el contrato. Los más comunes son:
- Terminación sustancial (substantial completion): la obra (o el alcance del sub) está lo bastante terminada para usarse para lo que es, y muchas veces lo confirma el arquitecto o el dueño.
- Terminación final: punch list terminado, documentos de cierre entregados (garantías, manuales de O&M, as-builts) y lien waivers finales recibidos.
- Liberación parcial: algunos contratos permiten liberar parte de la retención antes, por ejemplo a un sub de sitework o de fundaciones que termina en el tercer mes de una obra de dieciocho meses.
Los oficios que terminan temprano son una fuente común de roces. Tu sub de concreto puede esperar más de un año por la retención de un trabajo que se hizo y se aceptó hace rato. Si tus contratos permiten liberar por partida o por oficio, úsalo, pero solo cuando el lado del dueño también te permita cobrarlo a ti.
Antes de liberar, la mayoría de los contratistas le piden al sub un lien waiver (renuncia de gravamen) final e incondicional y confirman que los suplidores del sub estén pagados. Los formularios y requisitos de los lien waivers también los fija la ley de cada estado, y algunos estados tienen formularios oficiales que tienes que usar. Otra vez: revisa tu estado.
Dónde se complica llevar la retención
Cuando la retención vive en una hoja de cálculo, los mismos problemas salen una y otra vez:
- La retención se calcula sobre la base equivocada. Se debe calcular sobre el trabajo terminado (y a veces sobre los materiales almacenados, si el contrato lo dice), no sobre el pago después de otras deducciones.
- Se quedan fuera los change orders. Cuando el contrato de un sub sube por un change order aprobado, la retención aplica también al trabajo nuevo. Si el change order está en otro archivo, el número de la retención está mal.
- El porcentaje cambia a mitad de obra y nadie actualiza la fórmula. Una baja de 10% a 5% al 50% terminado solo aplica a lo nuevo que se facture, a menos que el contrato diga otra cosa.
- La liberación se anota como un pago normal. Entonces el reporte dice que al sub se le pagó de más, o el balance de retención nunca llega a cero.
- Nadie ve el total. La hoja de cada sub está bien, pero nadie sabe que la compañía está reteniendo $180,000 entre todas las obras, y que del lado del dueño te están reteniendo $250,000 a ti.
Cómo llevar la retención como se debe
Uses la herramienta que uses, esto es lo que necesitas para cada subcontrato:
- Valor del contrato, incluyendo los change orders aprobados.
- Porcentaje de retención, y cualquier regla para bajarlo.
- Cada pay app: trabajo terminado en el período, retención guardada, monto pagado, fecha.
- Totales acumulados: facturado a la fecha, pagado a la fecha, retención guardada a la fecha, lo que falta por facturar.
- Registro de la liberación: fecha, monto y los documentos recibidos (waiver final, garantía, documentos de cierre).
Y a nivel de obra, dos números lado a lado: la retención que tú le retienes a los subs y la retención que el dueño te retiene a ti. La diferencia entre las dos es un número de flujo de caja que vale la pena mirar todos los meses.
Una lista rápida para tu próxima obra
- Lee la cláusula de retención del contrato principal antes de escribir los subcontratos, para que los dos cuadren.
- Pon el porcentaje de retención, la regla para bajarlo y las condiciones de liberación en cada subcontrato.
- Anota la retención en cada pay app, sobre el trabajo terminado, incluyendo el trabajo de change orders.
- Revisa una vez al mes el total de retención que tienes guardada y la que te deben.
- Libera solo contra los documentos que pide el contrato, y anota la liberación aparte de los pagos de avance.
- Revisa las reglas de pago puntual (prompt payment) y de retención de tu estado, y pregúntale a un abogado cuando tengas dudas.
Cómo lo maneja TrackSite
En TrackSite cada subcontratista tiene un contrato, un porcentaje de retención y una lista de pay apps. Cada pay app anota el trabajo facturado y la retención guardada, así que los totales acumulados (pagado, retención guardada, lo que falta por facturar) siempre están al día, y los change orders aprobados se suman al valor de la obra. Cuando el sub termina, liberas la retención con un clic y queda anotada como liberación, no como otro pago. El resumen de la obra te muestra de un vistazo el total de retención guardada.
