Cómo armar un presupuesto de obra por divisiones CSI (presupuesto, gastado, lo que falta)
La mayoría de los contratistas empiezan el presupuesto de una obra como una lista larga: “madera para framing”, “electricista”, “dumpster”, “permiso”, “ventanas”. Funciona hasta que la obra se pone movida. Entonces nadie puede contestar la pregunta sencilla que el dueño siempre hace: ¿vamos dentro del presupuesto?
Organizar el presupuesto por divisiones CSI MasterFormat arregla eso. Le da a cada gasto un lugar fijo, cuadra con cómo los arquitectos escriben las especificaciones y cómo muchos subs cotizan su trabajo, y te deja comparar una obra con la siguiente.
Qué es CSI MasterFormat
MasterFormat es una lista estándar de divisiones numeradas que publica el Construction Specifications Institute (CSI). Se usa en toda Norteamérica para organizar especificaciones, cotizaciones y reportes de costos. La versión actual tiene 50 divisiones (00 a 49), pero un edificio o una remodelación típica usa solo una docena más o menos. Obras más viejas pueden usar el formato anterior de 16 divisiones; la idea es la misma.
Las divisiones que más vas a usar:
| División | Nombre | Costos típicos |
|---|---|---|
| 01 | Requisitos generales (General Requirements) | Supervisión, instalaciones temporales, dumpsters, limpieza, seguros, permisos (si no se llevan aparte) |
| 02 | Condiciones existentes (Existing Conditions) | Demolición, abatement, estudios y mediciones |
| 03 | Concreto (Concrete) | Fundaciones, losas, rebar, bombeo |
| 04 | Mampostería (Masonry) | Bloque, ladrillo, piedra |
| 05 | Metales (Metals) | Acero estructural, barandas, metales varios |
| 06 | Madera, plásticos y compuestos (Wood, Plastics, and Composites) | Framing, sheathing, trusses, carpintería de terminación, gabinetes |
| 07 | Protección térmica y contra humedad (Thermal and Moisture Protection) | Aislamiento, techo, impermeabilización, selladores |
| 08 | Aberturas (Openings) | Puertas, ventanas, herrajes, storefronts |
| 09 | Terminaciones (Finishes) | Drywall, pintura, tile, pisos, techos |
| 22 / 23 / 26 | Plomería / HVAC / Electricidad | Los oficios MEP |
| 31 / 32 / 33 | Movimiento de tierra / Mejoras exteriores / Servicios públicos | Sitework, pavimento, landscaping, conexiones de servicios |
No necesitas todas las divisiones. Usa las que tiene la obra y mantén los números, para que “09 Terminaciones” siempre signifique lo mismo en todas las obras.
Paso 1: Empieza por el valor del contrato
Tu presupuesto tiene que sumar a algo. En una obra de precio fijo, eso es el monto del contrato. Divídelo en lo que esperas gastar (costo) y lo que esperas quedarte (overhead y ganancia). El lado del costo es el presupuesto contra el que vas a medir.
Paso 2: Pon cada línea de costo en una división
Repasa tu estimado y asígnale una división a cada línea. Los subcontratos normalmente caen fácil: el sub de drywall va a la 09, el electricista a la 26. Los materiales que compras tú van a la división donde se usan, no a una línea genérica de “materiales”. Un pallet de losa es 09, no “Home Depot”.
Dentro de una división puedes llevar más detalle (por ejemplo, la 09 dividida en drywall, pintura y pisos), pero lo que reportas es el total de la división.
Paso 3: No te olvides de los soft costs
Los soft costs son las cosas que no son bloques ni mano de obra pero igual cuestan dinero: honorarios de diseño e ingeniería, permisos e impact fees, inspecciones y pruebas, seguros y bonds, costos de financiamiento, y a veces legal y contabilidad. Si van o no en tu presupuesto depende de quién los paga. En una obra design-build o de owner’s rep muchas veces sí van. Ponlos en la División 01 o en su propio grupo, pero ponlos en algún lado. Los soft costs que se quedan fuera son una de las razones más comunes de que una obra que “se veía bien” termine corta.
Paso 4: Lleva una contingencia, y llévale la cuenta
La contingencia es dinero apartado para cosas que sabes que van a pasar pero todavía no puedes ponerles precio: condiciones escondidas detrás de una pared, una subida de precio, un huequito en el alcance de la cotización de un sub. No hay un número universal. Muchos constructores llevan un pequeño porcentaje en obra nueva sencilla y más en remodelaciones, donde vas a abrir paredes que nunca has visto. Usa tu propio historial si lo tienes.
Dos reglas hacen que la contingencia sirva:
- Llévala como su propia línea, no escondida dentro de cada división. La contingencia escondida se gasta sin que nadie se dé cuenta.
- Anota cada uso con una razón: “Contingencia → 06, sill plate podrida, $2,400”. Al final de la obra sabes exactamente a dónde se fue.
La contingencia no es lo mismo que un change order. Si el dueño agrega alcance, eso es un change order y sube el valor del contrato. La contingencia cubre tu propio riesgo dentro del alcance original.
Paso 5: Compara presupuesto vs. gastado vs. lo que falta
Una vez que empieza la obra, cada división necesita tres números:
- Presupuesto: lo que planeaste gastar, incluyendo los cambios aprobados.
- Gastado: facturas y pay apps anotados hasta ahora.
- Lo que falta: presupuesto menos gastado.
Lo que falta no es lo mismo que “lo que todavía va a costar”. Si el drywall va 80% gastado pero solo 50% instalado, tienes un problema aunque el número de lo que falta todavía sea positivo. Así que agrega una cuarta columna sencilla: tu estimado honesto del % terminado. Compara el % gastado con el % terminado en cada división. Cuando lo gastado va muy por delante de lo terminado, revisa ahora, no al final.
| División | Presupuesto | Gastado | Lo que falta | % gastado | % terminado |
|---|---|---|---|---|---|
| 03 Concreto | $48,000 | $47,200 | $800 | 98% | 100% |
| 06 Madera | $92,000 | $61,000 | $31,000 | 66% | 70% |
| 09 Terminaciones | $75,000 | $41,000 | $34,000 | 55% | 30% |
En este ejemplo, el concreto y el framing están bien. Las terminaciones necesitan una llamada hoy mismo.
Paso 6: Codifica cada gasto cuando llega
El presupuesto vale lo que vale la codificación de lo que gastas. Lo más difícil no es montarlo: es asegurarte de que cada recibo, factura y pay app caiga en la división correcta la misma semana que pasa, no tres semanas después sacado de una caja de zapatos. Ponlo como regla: nada se paga hasta que tenga división.
Errores comunes
- Una sola línea gigante de “materiales”. No puedes saber qué oficio se pasó.
- Change orders llevados fuera del presupuesto. El presupuesto parece pasado cuando no lo está, o por debajo cuando no lo está.
- Contingencia repartida entre divisiones. Desaparece y nadie sabe a dónde.
- Actualizar una vez al mes. Para entonces el dinero ya se gastó.
- Sin soft costs. Los permisos, las pruebas y los seguros igual hay que pagarlos.
Cómo se hace en TrackSite
Cuando creas una obra en TrackSite pones el valor del contrato, y las divisiones CSI MasterFormat (más los costos indirectos) ya vienen incluidas: escribes el presupuesto de cada división que uses. Los gastos y las facturas se codifican a una división (TrackSite lee el suplidor, la fecha, el total y la división de una foto de la factura, y tú lo confirmas), los pay apps de los subcontratistas caen en su división y los change orders aprobados se suman al valor de la obra. El resumen te muestra presupuesto, gastado y lo que falta de cada división con barras de avance, así que “¿vamos dentro del presupuesto?” se contesta en una sola pantalla.
